Visions Nouvelles a automatisé la gestion de ses factures fournisseurs. Chaque matin à 6 h, un workflow n8n repère dans la boîte de réception les mails de la veille qui ont une pièce jointe et le mot « facture » ou « invoice » dans l’objet. Il transmet chaque pièce jointe à l’adresse de réception des factures d’achat d’Odoo, qui crée un brouillon de facture fournisseur. Une personne vérifie et confirme chaque brouillon.
Le montage n’utilise pas l’API d’Odoo. Il s’appuie sur une fonction native du logiciel : la création d’une facture fournisseur à partir d’un mail envoyé à l’adresse du journal des achats (documentation Odoo). Une étiquette posée sur chaque mail traité empêche les doublons, et la recherche se limite à la boîte de réception pour ne pas retraiter les mails envoyés par l’automatisation.
Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises établies en France doivent pouvoir recevoir des factures électroniques par une plateforme agréée ; les PME et les micro-entreprises devront les émettre au 1er septembre 2027 (economie.gouv.fr). D’ici là, beaucoup de factures continueront d’arriver en PDF par mail, et celles des fournisseurs établis à l’étranger restent hors du dispositif.
Fin de mois. Chez nous, la gestion des factures fournisseurs se faisait à la main : retrouver chaque facture dans la boîte mail, la télécharger, la renommer, la ranger, puis la saisir dans la comptabilité. Aucune de ces étapes n’est difficile. Mises bout à bout, elles coûtaient à Deniz Özdemir, notre directeur technique, l’équivalent de deux semaines de travail par an, d’après sa propre estimation.
Depuis plusieurs mois, ce travail se fait sans nous. Chaque matin à 6 h, les factures reçues la veille arrivent en brouillon dans notre logiciel de comptabilité, avec le PDF attaché. Il ne reste qu’à les vérifier.
Le temps perdu n’était pas dans la saisie
Taper un montant et un nom de fournisseur prend une minute. Le temps partait ailleurs : retrouver la bonne facture parmi des centaines de mails, puis l’enregistrer sous un nom qui permette de la retrouver plus tard. Et il fallait encore repérer celles qui manquaient. Une demi-heure de comptabilité devenait une journée entière, et ce jour-là les projets clients n’avançaient pas.
Ce genre de tâche se prête bien à l’automatisation : toujours les mêmes gestes, déclenchés par un événement prévisible (ici, un mail qui arrive), sans décision à prendre en cours de route.
Le workflow n8n, étape par étape
Le workflow tourne sur n8n, un outil d’automatisation que nous hébergeons sur notre propre serveur. Il relie notre messagerie à Odoo, le logiciel que nous utilisons pour la comptabilité. Chaque jour à 6 h :
- n8n cherche, dans la boîte de réception où arrivent nos factures, les mails de la veille qui ont une pièce jointe et dont l’objet contient « facture » ou « invoice ».
- Chaque pièce jointe repart, seule, dans un nouveau mail adressé à Odoo.
- Odoo crée une facture fournisseur en brouillon pour chaque mail reçu, avec le document attaché.
- n8n pose l’étiquette « Importé dans Odoo » sur le mail d’origine.
Le traitement dure quelques secondes. Quand nous ouvrons la comptabilité, les brouillons sont là. Une personne les relit, complète si besoin et les confirme. L’automatisation s’arrête avant cette étape, et c’est voulu.
Pourquoi nous n’avons pas programmé de connexion à Odoo
On pense d’abord à développer une connexion directe entre les deux logiciels. Nous ne l’avons pas fait, parce qu’Odoo sait déjà créer une facture fournisseur à partir d’un mail : le journal des achats peut recevoir sa propre adresse, et chaque mail envoyé à cette adresse devient une facture fournisseur (documentation Odoo sur les factures fournisseurs).
n8n se contente donc de jouer au facteur : il prend la pièce jointe et la poste à la bonne adresse. Il n’y a aucun code à maintenir côté Odoo, et rien à réécrire quand Odoo change de version. Avant de faire développer une connexion entre deux outils, regardez ce qu’ils savent déjà recevoir tout seuls, par exemple une adresse mail ou un dossier partagé.
Les règles qui le rendent fiable
Une pièce jointe, un brouillon. Chaque pièce jointe part dans son propre mail et donne donc son propre brouillon. Un fournisseur qui envoie trois factures dans le même mail produit trois brouillons, que l’on vérifie un par un.
Une étiquette contre les doublons. Chaque mail traité reçoit l’étiquette « Importé dans Odoo », et la recherche ignore les mails qui la portent. Si l’automatisation repasse sur la même journée, elle ne crée pas de doublon.
La boîte de réception, et elle seule. Les mails que l’automatisation envoie à Odoo contiennent eux aussi le mot « facture » et une pièce jointe. Si elle cherchait dans tous les messages, elle finirait par retrouver ses propres envois et les traiter à nouveau.
Ce que ça a changé
La comptabilité est à jour chaque matin, et plus seulement en fin de mois. Personne n’ouvre la boîte mail pour chercher une facture, personne ne renomme un fichier. Chaque facture arrive dans Odoo le lendemain de sa réception, rattachée à son document d’origine, et notre expert-comptable reçoit un dossier déjà rangé. Les journées de fin de mois sont repassées sur les projets clients.
Ce qu’elle ne fait pas
Elle dépend de l’objet du mail. Une facture envoyée avec un objet comme « Votre reçu » ou « Avis d’échéance » ne contient ni « facture » ni « invoice ». Elle n’est pas repérée et nous la traitons à la main. On peut allonger la liste des mots recherchés, mais on risque alors d’attraper des mails qui ne sont pas des factures.
Elle ne lit pas les montants. Elle dépose le document dans Odoo, rien de plus. Le pré-remplissage du fournisseur et des montants relève d’Odoo, qui propose une lecture automatique des PDF facturée à l’usage, en crédits IAP (même documentation). Quelle que soit l’option retenue, une personne valide chaque facture avant qu’elle soit comptabilisée.
Et la facture électronique obligatoire ?
Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises établies en France doivent pouvoir recevoir des factures électroniques, transmises par une plateforme agréée. Les grandes entreprises et les ETI doivent aussi les émettre depuis cette date. Les PME et les micro-entreprises ont jusqu’au 1er septembre 2027 pour le faire (sources : economie.gouv.fr et entreprendre.service-public.gouv.fr).
Les factures des fournisseurs passés à la facture électronique arrivent par leur plateforme agréée, plus par mail. Si votre logiciel de comptabilité est lui-même plateforme agréée et que vous l’avez choisi pour recevoir vos factures, elles y arrivent directement. Odoo en fait partie : l’éditeur a annoncé son immatriculation en avril 2026 (annonce d’Odoo).
La boîte mail recevra donc moins de factures, mais pas zéro. Jusqu’en septembre 2027, beaucoup de petits fournisseurs continueront d’envoyer des PDF. Et la réforme ne vise que les échanges entre entreprises établies en France et assujetties à la TVA : les factures d’un fournisseur établi à l’étranger, ce qui est le cas de nombreux abonnements logiciels, restent hors du dispositif et continuent d’arriver comme aujourd’hui.
Repérer les tâches à automatiser chez vous
Les factures ne sont qu’un exemple. Une tâche mérite d’être automatisée quand elle revient souvent, qu’elle démarre toujours de la même façon (un mail qui arrive, un formulaire rempli sur votre site) et qu’elle ne demande pas de jugement. Les relances de factures impayées, ou les demandes de contact recopiées à la main dans un fichier clients, entrent souvent dans cette case.
À l’inverse, si chaque cas demande une décision, l’automatisation coûtera plus en corrections qu’elle ne fera gagner de temps. Automatisez alors la préparation et gardez la décision, comme nous l’avons fait avec la validation des factures.
Pour commencer, posez-vous une question simple : qu’est-ce que vous refaites chaque semaine, exactement de la même manière, en pensant à autre chose ?
Si une tâche de ce genre vous prend des journées entières, parlons-en. Nous regardons avec vous ce qui peut être automatisé avec les outils que vous utilisez déjà.
